购买流程

每个组织都要获得材料或服务来完成业务需求。从供应商或经销商那里购买材料和获取服务的过程是采购。采购流程应以正确的数量订购，并在正确的时间内具有适当的价值。它被细分为以下部分：

• 基本采购

• 特别采购

基本采购

这是以合适的价格在正确的时间以合适的价格获得货物或服务的过程。所以从供应商（卖方）以正确的时间以正确的价格获得服务，用品和设备的方法称为采购。采购质量正在试图“获得正确的平衡”，考虑以下示例：

• 由于与高库存水平相关的价格，组织尝试将库存水平降至最低水平; 然而在相同的时间，由于原材料短缺，防止生产是非常昂贵的。

• 通常需要获得产品或服务的最低价格，但是产品可用性，质量和供应商（卖方）关系之间的平衡也是必需的。

采购生命周期

大多数现代组织的采购都遵循以下步骤：

要求和信息收集

采购流程从收集关于产品及其数量的信息开始。然后对于所需的产品和服务，有必要寻找能够满足要求的供应商。

供应商联系人

收集要求后，将寻找符合要求的供应商。根据报价请求或信息要求，可以向供应商提供或直接与他们联系。

背景注释

一旦供应商知道产品/服务质量进行检查，并且对安装，保修和维护等服务的任何必需品进行了调查。可以获得一些产品样品进行质量检测。

谈判

与供应商进行的一些谈判是关于产品/服务的价格，可用性和交付时间表。之后，签署了一份合同，是供应商和订购方之间具有约束力的法律文件。合同将包括物料价格和数量，交货日期等所有必要信息。

订单完成度

订购的材料将被运送到订购方，供应商将被相应地支付。也可能包括产品或服务的培训和安装。

消费，维护和处置

随着产品/服务的消耗，对产品或服务的性能进行评估，并对需要的后续服务进行分析。

合同续约

一旦产品或服务消费或合同到期并需要更新，或者要重新订购产品或服务，则会审查与供应商和服务提供商的公司经验。如果要重新订购产品或服务，公司决定是从以前的供应商处订购还是考虑新的供应商。

基本采购活动

基本采购活动流程如下图所示：

以下简要介绍采购活动：

采购活动	描述
确定要求	确定公司需要什么材料或服务，哪个供应商可以满足要求是逻辑细分。
创建采购申请	采购部门了解商业目的所需的物品或服务的需求阶段。申请是内部文件。
创建采购订单	这是从申请单创建订单的阶段，它被批准并分配给供应商。
已收到收货/发票	公司接收材料的阶段，验证条件和质量。在这个阶段，发票从卖主（卖方）收到。
发票核实/供应商付款	供应商（卖方）从公司支付的阶段，发票和采购订单的调节是完成的。

基本采购类型

基本采购有两种类型，如下所示：

• 股票与消费采购

• 外部与内部采购

股票与消费采购

以下几点显示了采购对库存与消费的差异：

• 库存采购-库存材料是保存在库存中的材料。这些材料在从供应商那里收到后就保存在库存中。该材料的库存量根据收到或发出的数量不断增加或减少。要订购库存材料，材料必须在系统内具有主记录。

• 直接消费采购 -当采购直接消费时，即一旦收到就消费，用户应指定消费目的。要订购消耗材料，材料可能在系统内有主记录。

外部与内部采购

以下几点显示了外部与内部采购的差异：

• 外部采购 -从外部供应商采购货物或服务的过程。外部采购有三种基本形式，一般由IT系统的采购部门支持。

  一次订单通常用于不定期订购的材料和服务。

  与随后发布发行订单的长期合同 - 对于定期和大量订购的材料，我们可以在合同中与供应商（卖方）就价格或条件和记录进行协商。在合同中，您还可以指定有效期。

  长期调度协议和交货计划 - 如果材料按日常订购，并按照准确的时间表进行交货，那么您就可以设置调度协议。

• 内部采购 -大型企业组织可能拥有多个独立的企业或公司。内部采购是从同一家公司获取物料和服务的过程。所以，这些公司中的每一家都拥有一个完整的簿记系统，其中包含单独的余额，损益表，以便当它们之间的事物发生时，它将被记录下来。

特别采购

特殊股票是以不同的方式进行管理的股票，因为这些股票不属于公司，这些股票被保留在某个特定的地点。特殊采购和特种库存类型分为以下几个方面。

寄售库存

在我们的商店提供的材料，但它仍然属于供应商（卖方）/材料所有者。如果您使用货物的材料，那么您必须向供应商付款。

第三方处理

在第三方处理中，公司通过销售订单将外部供应商（卖方）直接发送给客户。销售订单不是由您的公司处理，但由供应商（卖方）处理。可以在采购申请，采购订单和销售订单中输入第三方物品。

管道处理

在管道处理中，公司不需要订购或存储所涉及的材料。可以根据需要通过管道（例如油或水）或另一种类型的电缆（如电力）获得。消耗的材料定期与供应商（卖方）结算。

可回收运输库存

公司从供应商（卖方）订购商品。货物交付给属于供应商（卖方）的可回收运输包装（托盘，容器），并存放在客户处，直到退回公司。

分包

供应商（分包商）从订购方接收组件，借助它来生产产品。产品由您的公司通过采购订单订购。供应商（卖方）制造订购产品所需的组件在采购订单中列出并提供给分包商。

库存转移使用库存运输订单

商品在公司内采购和供应。一家工厂从另一家工厂（接收工厂/发放厂）内部订购货物。货物采购采用特殊类型的采购订单 - 库存运输订单。您可以通过库存运输订单要求和监控货物的转运。